Privacyverklaring

Wij gaan zorgvuldig om met uw gegevens. Deze verklaring legt in gewone taal uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom, hoe lang we ze bewaren en welke rechten u heeft. Ze is opgesteld volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG, ook GDPR) en de Belgische wet van 30 juli 2018.

1. Wie is verantwoordelijk?

De verwerkingsverantwoordelijke is Stucapro BV, handelend onder de handelsnaam Vitrinet, met zetel te Vinkenstraat 31, 2530 Boechout, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer 0845.511.782 (btw BE 0845.511.782).

Vragen over uw gegevens? Mail naar info@vitrinet.be of bel +32 477 23 81 77. Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld, omdat de wet dat voor een onderneming van onze omvang niet vereist.

2. Welke gegevens verwerken wij, en waarom?

a) Als u ons contacteert

Via het formulier, per e-mail, telefoon of WhatsApp: uw naam, bedrijfsnaam, telefoonnummer, e-mailadres, uw huidige website en de inhoud van uw bericht. Wij gebruiken deze gegevens om uw vraag te beantwoorden en een voorstel op te maken. Rechtsgrond: de stappen die u vraagt vóór het sluiten van een overeenkomst (art. 6.1.b AVG).

b) Als u klant wordt

Uw contact- en facturatiegegevens, ondernemingsnummer, de inhoud van uw website (teksten, foto's, logo), toegangsgegevens tot uw domeinnaam en hosting, en onze correspondentie. Wij gebruiken ze om de overeenkomst uit te voeren (art. 6.1.b AVG) en om te voldoen aan onze wettelijke boekhoud- en fiscale verplichtingen (art. 6.1.c AVG).

c) Als wij u benaderen als onderneming (prospectie)

Vitrinet contacteert ondernemingen die nog geen of een verouderde website hebben. Daarvoor verzamelen wij publiek beschikbare bedrijfsgegevens: bedrijfsnaam, adres, algemeen telefoonnummer en e-mailadres (bij voorkeur info@ of contact@), website, sector en de openbare informatie op uw website, Google Bedrijfsprofiel en sociale media. Bronnen zijn onder meer de Kruispuntbank van Ondernemingen, Google Maps, bedrijvengidsen en uw eigen website.

Wij gebruiken deze gegevens om u eenmalig een persoonlijk voorstel te sturen en, als u niet antwoordt, één herinnering na ongeveer een week. Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang om onze diensten aan te bieden aan ondernemingen (art. 6.1.f AVG), in lijn met de Belgische regels voor B2B-e-mailprospectie (art. XII.13 Wetboek van economisch recht en het KB van 4 april 2003). Wij wegen dat belang af tegen uw privacy: wij gebruiken enkel zakelijke gegevens, sturen maximaal twee berichten, identificeren ons duidelijk, en u kunt zich met één klik of één woord ('stop') uitschrijven. Wij mailen geen particulieren.

Als u zich uitschrijft, bewaren wij enkel uw e-mailadres op een uitsluitingslijst, zodat wij u niet opnieuw contacteren.

d) Als u de website-check gebruikt

Het webadres dat u invult, wordt vanuit uw browser rechtstreeks naar Google PageSpeed Insights gestuurd om de meting uit te voeren. Wij ontvangen of bewaren dat adres niet, tenzij u het daarna zelf in het contactformulier invult. Op de verwerking door Google is het privacybeleid van Google van toepassing.

e) Als u onze website bezoekt

Onze hostingpartij houdt technische logbestanden bij (IP-adres, tijdstip, opgevraagde pagina, browser) om de website veilig en beschikbaar te houden. Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG). Deze logs worden na maximaal 30 dagen gewist. Over cookies leest u meer in ons cookiebeleid.

3. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

• Contactaanvragen zonder vervolg: 12 maanden na het laatste contact.
• Prospectiegegevens: 12 maanden na het laatste contact, of tot u zich uitschrijft. Uitsluitingslijst: zolang nodig om uw keuze te respecteren.
• Klantgegevens en correspondentie: tot 5 jaar na het einde van de overeenkomst (verjaringstermijn).
• Facturen en boekhoudkundige stukken: 7 jaar (wettelijke bewaartermijn).
• Technische logbestanden: maximaal 30 dagen.

4. Met wie delen wij uw gegevens?

Wij verkopen uw gegevens nooit. Wij delen ze enkel met dienstverleners die ons helpen, en alleen wat zij nodig hebben:

• onze hostingpartij voor de website: Netlify, Inc. (San Francisco, VS; levering via een wereldwijd netwerk met servers in de EU), en voor e-mail: Combell NV (Gent, België; servers in de EU)
• voorstellen en herinneringen vertrekken vanuit onze eigen mailbox bij Combell; wij gebruiken geen aparte verzenddienst en geen trackingpixels
• Formspree, Inc. (VS) verwerkt de inzendingen van het contactformulier en mailt ze naar ons; bewaring maximaal 30 dagen bij Formspree, op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie
• onze boekhouder, voor de facturatie
• Google (PageSpeed Insights) als u de website-check gebruikt, en OpenStreetMap als u de kaart laadt

Met verwerkers sluiten wij een verwerkersovereenkomst. Sommige dienstverleners verwerken gegevens buiten de Europese Economische Ruimte; in dat geval gebeurt dat op basis van een adequaatheidsbesluit of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Wij geven uw gegevens enkel door aan overheden als de wet ons daartoe verplicht.

5. Hoe beveiligen wij uw gegevens?

Onze website en e-mail gebruiken versleutelde verbindingen (https, TLS). Toegangsgegevens van klanten bewaren wij in een wachtwoordkluis, met tweestapsverificatie. Alleen Raymond De Loose en, indien nodig, een verwerker heeft toegang. Ondanks alle zorg kan geen enkel systeem volledige veiligheid garanderen; bij een datalek dat risico's inhoudt, verwittigen wij u en de Gegevensbeschermingsautoriteit binnen de wettelijke termijnen.

6. Uw rechten

U heeft het recht om uw gegevens in te zien, te laten verbeteren of wissen, de verwerking te laten beperken, uw gegevens over te dragen, en bezwaar te maken tegen een verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. Tegen prospectie (direct marketing) kunt u altijd en zonder opgave van reden bezwaar maken; wij stoppen dan onmiddellijk.

Stuur uw verzoek naar info@vitrinet.be. Wij antwoorden binnen één maand. Om misbruik te vermijden kunnen wij u vragen uw identiteit te bevestigen.

Bent u niet tevreden over hoe wij met uw gegevens omgaan? Dan kunt u klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, +32 2 274 48 00, contact@apd-gba.be, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be. Wij horen het uiteraard liever eerst van u.

7. Geautomatiseerde beslissingen

Ons prospectiesysteem beoordeelt websites automatisch op technische kenmerken (bijvoorbeeld: is er https, werkt de site op een gsm). Dat bepaalt enkel of wij u een voorstel sturen; het heeft geen rechtsgevolgen voor u en er is altijd een mens die het voorstel nakijkt vóór het vertrekt.

8. Wijzigingen

Wij kunnen deze verklaring aanpassen, bijvoorbeeld bij nieuwe diensten of nieuwe wetgeving. De datum bovenaan zegt wanneer ze voor het laatst is gewijzigd. Bij belangrijke wijzigingen verwittigen wij klanten per e-mail.